2008年09月09日

いただきもの


08_09_08_4_2.jpgK弁護士あてに見事なお花をいただきました。
受付がとても華やかです(^.^)
贈って下さった方、ありがとうございました。
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2008年01月24日

事務員のお仕事 3

電話応対のことで記事を書いていたら長くなったので、続きはまた、として早1ヶ月が過ぎていました(;^_^A

どなたから電話いただいたのか、誰あてなのか、用件は何か、を確認できたら、あとはそれほどつまずきポイントはありません。担当者に電話を回し、不在なら伝言を残すのみです。

この伝言、事務局は必ず電話メモや電話ノートに記録してお伝えするようにしていますが、その時々の状況によってはすぐに折り返しお電話する、ということができない場合があります。出張のための移動中であったり、裁判や会議の予定が詰まっていたり、原因はいろいろですが、いただいたお電話には迅速に対応できるようスタッフ一同心がけていますので、よろしくお願いいたします。

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2008年01月10日

甲乙丙丁・・・・・

おはようございます、事務員・甲です。

このブログでは甲乙丙丁・・・という言葉を使っています。
事務所スタッフが複数名いますので、その表記の仕方を検討したとき、「事務員A」「助手Bさん」と表記するよりも「事務員・甲」「助手・乙」と表記した方が法律事務所らしいかな、と何となく感じたので、このような表記方法になっています。

民事裁判の世界ではこの「甲」「乙」という言葉は頻繁に出てきます。

判例では原告を甲、被告を乙、と表記します。原告が提出する書証(書類状の証拠)には「甲第○号証」と番号を付けていきますし、同様に被告が提出する書証には「乙第○号証」と番号を付けます。関係者(原告・被告)の数が増えれば甲・乙だけでは足りないので丙丁・・・としていきます。

この、甲乙丙丁・・・・という番号(?)の振り方はどこから来ているのか?

この数え方は「十干」という考え方から来ているそうです。
大辞泉によると次のとおり。

甲(こう)・乙(おつ)・丙(へい)・丁(てい)・戊(ぼ)・己(き)・庚(こう)・辛(しん)・壬(じん)・癸(き)の総称。これに五行(ごぎょう)の木・火・土・金・水を結びつけ、さらにそれぞれ兄(え)(陽)と弟(と)(陰)を配し、甲(きのえ)・乙(きのと)・丙(ひのえ)・丁(ひのと)・戊(つちのえ)・己(つちのと)・庚(かのえ)・辛(かのと)・壬(みずのえ)・癸(みずのと)とよぶ。ふつう十二支と組み合わせて用い、年や日などを表す。

そういえば、契約書などでは

山本建設(以下「甲」という)、川原企画(以下乙」という)、谷岡商事(以下「丙」という)は以下の条項によって共同事業に関する協定を締結する。

という表記の仕方をしますね。
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2007年12月19日

事務員のお仕事 2

当事務所の事務員のお仕事、基本の一つに「電話対応」があります。

電話対応、経験された方はご理解いただけると思いますが、結構気合いのいるお仕事です。

何が?と思われるかもしれませんので、ちょっと説明を。

1 電話が鳴ったら受話器を取り、事務所名を名乗る
2 どなたからお電話いただいているのかを確認する
3 用件を承る
4 事務所内に担当者がいればおつなぎする
5 担当者不在、あるいは会議中などでおつなぎではない場合は、伝言を承る
6 担当者に伝言を伝える

要約するとこれだけのことですが、つまずくポイントがいっぱいあるのです。

つまずきポイント1
「どなたからお電話いただいているのかを確認する」

最近は携帯電話の番号表示と電話帳機能が一般的になっているためか、名乗って下さらない方が結構な割合でいらっしゃいます。そのため
「NA先生はおって?」
「失礼ですが、どちら様ですか?」
「山田」
「どちらの山田様でしょうか?」
「山田いやぁわかるけぇ」
「申し訳ありませんが、山田様とおっしゃる方は数人心当たりがありますので、フルネームでいただけますか?」
というやりとりをすることがよくあります。
どなたから、の確認はフルネームをいただく場合もありますし、会社名、お住まいの場所、ご依頼いただいている事件の種類、などを質問させていただくことがあります。

過去の電話で一番困ったのはある企業のトップの方からのお電話で名前を名乗られることなく「怪しいものじゃないから」と切り返されたときでした。確かに怪しい方ではなかったのですが、その方が直接お電話してこられるとは思っていませんでしたので(;^_^A



つまずきポイント2
「用件を承る」

特に裁判所や検察庁からの電話で多いのですが、この仕事をしていないとわからない言葉が多いことにまずつまずきます。たとえば
・どうはい(同廃→破産同時廃止決定のこと)
・けいばい(競売)
・職権発動
・正本、副本、謄本、原本
・更正決定
・直送(書類の副本を直接相手方に届けること)
・債権執行(預貯金などの差押手続)
・みんじしょうてい(民事訟廷)
・そうふしょくたく(送付嘱託)
・かんさい(簡易裁判所)
・かさい(家庭裁判所)
・ちさい(地方裁判所)
・べんせん(弁護人選任届)
・つきそいにんせんにんとどけ(付添人選任届)
・こうはん(公判)
・こうりゅうじょうとうほんしんせい(勾留状謄本申請)
・はらこせき(改製原戸籍謄本)
・じょせき(除籍謄本)
などなど・・・・・

漢字で書いてあると何となくわかることでも、電話で話されるととっさに理解できないことが多々あります。略語となるとなおさらです。しかも、お電話下さるのはその道の専門家なので、結構早口。しどろもどろで聞き直すのですが、緊張しすぎると何を聞き直していいのかもわからなくなります。

その他にも、人名や地名はよくわからないことがあります。

あ、携帯電話やIP電話の回線状態が悪いときも、おっしゃっている内容が聞き取りにくくて何度も聞き直してしまうことがあります。



うーん、電話対応、ここまでで記事の量が結構増えてしまったので、続きはまた次回に持ち越したいと思います。

できるだけ早く記事をupしますね。
posted by maple_law at 09:50| Comment(0) | TrackBack(0) | よもやま | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年12月03日

事務員のお仕事 1

法律事務所の事務員の仕事、というのはその事務所によっていろいろだと思いますが、当事務所の場合、基本は「電話応対」「来客のご案内」「お茶くみ」「コピー取り」「提出文書の確認」「ファイリング」です。

事務所の執務時間が平日9時から17時30分までですので、9時までには出勤します。

出勤すると
・前日17時以降の打ち合わせで使った茶器を片付ける
・机やテーブルを拭く
・新聞を用意する
・ゴミを集める
・コーヒーの用意をする
・届いているファックスの仕分けをする
などの所内準備をしながら、かかってくる電話の対応もします。

9時15分くらいにはこれらの準備が一段落し、遅番の事務員、弁護士や助手が出勤してきます。もっとも当事務所のスタッフは勤勉ですので、朝8時30分に出勤した事務員がすでに来て書類をコピーしている弁護士にびっくりする、なんてこともしばしばです。

そうそう、当事務所は時差出勤を取り入れているので事務員は9時から(遅番は9時30分から)、助手は10時からの出勤です。これは、夕方の打ち合わせを希望されるお客様が多いからで、助手は事務員よりも1時間、終業時間が遅くなっています。

電話をとったり、書類のコピーをしたり、来客の対応をしたり、ワープロで文書を作ったり、銀行にお使いに出たり、としているうちに午前中は終わり、12時から1時間はお昼休みをいただきます。

午後からも午前と同様に仕事をこなしつつ、裁判所などへのお使いに出かけます。事務員全員がぱらぱらと出かけると非効率的なので、当番制で毎日一人が出かけるようにしているのですが、裁判所、検察、法務局、郵便局などを回っていると早くて1時間はかかります。これは雨が降っても雪が降っても、毎日出かけます。

裁判所への書類提出は、近年ファックスによる提出が増えましたが、どうしても窓口で提出しなければならないものがありますし、裁判所からいただく書類も毎日何通かはあるからです。

17時になると事務員は終業時間ですので、そこで一日の仕事をおしまいにします。
遅番の事務員が17時30分まで電話対応などをします。
弁護士は17時30分を過ぎても働いていることが多いのですが、事務員はできるだけ定時で帰るようにしています。もっとも、急ぎの作業指示が出ているものについては残業をして帰ります。

もっとも、最近は事務所内の居心地がいいのか、定時を過ぎても働いている事務員が多いのです(^◇^;)
みなさん、「定時に帰って環境に優しい事務所!!!」を目指しましょうね。

posted by maple_law at 09:04| Comment(125) | TrackBack(0) | よもやま | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年11月02日

観葉植物

当事務所にはいくつか鉢植えがあります。

まず玄関を入っていただくと右手には方の高さくらいのポトスが3鉢。
左前方にはシェフレラ・アルボノコラがあります。
今週からはその足下にデンマーク・カクタスが加わりました。
デンマークカクタス2.jpg













事務局スペースにはほかに、大きなパキラがあります。

NA弁護士とM弁護士の執務室には大きなドラセナが1鉢。よく「幸福の木」として店頭に並んでいるものです。
これは平成7年にNA弁護士が独立開業した際に、NA弁護士の同期の方々がお祝いに送ってくださったものです。今までに2度もお花をつけています。

U弁護士の執務室にはスパティフィラムの鉢。NE弁護士の執務室にはサンセベリア(トラノオ)が、I弁護士の執務室には大きなドラセナがあります。

そのほか、会議室の1つにシュロチクの木があります。

また、普段は生花が活けてある受付カウンター前には、今はかわいらしいペペロミア・グラベラが飾ってあります。
ペペロミア2.jpg













こうしてたくさんある鉢植たちですが、なんといってもオフィスビルの中。エアコンの風にさらされ続けていますし、慢性的な日照不足となっています。できるだけ元気で過ごしてほしいと、助手甲がせっせと世話をしてくれるのですが、中には力尽きて事務所を去っていったものもいます。

事務所内でも鉢植を元気で育てる方法、模索中です。
posted by maple_law at 10:25| Comment(0) | TrackBack(0) | よもやま | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年10月24日

近くて遠い裁判所

当事務所は広島地方裁判所の近くにあります。
徒歩・自転車で気軽に行き来できる距離です。

しかし、事件は広島地方裁判所本庁管内だけで起こっているわけではありません。県内の地方裁判所だけでも、三次支部、呉支部、尾道支部、福山支部と支部が4つもあります。簡易裁判所となると、まだ数が増えます。裁判は原則として法廷に出席する、ということになっていますので、各地の裁判所へ出張することもあります。

当事務所で頻繁にあちこちの裁判所へ出張しているのはNE弁護士です。

近隣の呉はもとより東京、八王子、奈良、松山、大阪、小倉、松江、とフットワーク軽く各地を飛び回っています。

NE弁護士、実は自動車運転免許を取得していませんので、移動は全て公共交通機関です。

そんなNE弁護士に、質問してみました。

NE先生が出張される際に「遠い」と感じられるところはどこですか?

答えは「三次」でした。

NE弁護士によると「三次に行くより松山へ行く方が楽しい」だそうです。

この話を聞いていた事務員一同、妙に納得してしまいました(^_^;)


posted by maple_law at 15:26| Comment(0) | TrackBack(0) | よもやま | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする

2007年10月03日

お披露目\(^O^)/

事務員戊の尽力により、M弁護士の紹介ページをUPしました(^.^)
ぜひ一度、事務所HPから見に行って下さいませ。

posted by maple_law at 10:37| Comment(0) | TrackBack(0) | よもやま | このブログの読者になる | 更新情報をチェックする